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La mayoría de nuestras empresas hoy en día utilizan ordenadores para todo tipo de tareas. La mayoría de personas estamos tan acostumbrados a los ordenadores que los vemos como algo totalmente cotidiano y no podríamos concebir la vida sin ellos. Si lo enfocamos desde el punto de vista de las empresas esta dependencia debería de ser aún mayor, pero ¿Realmente estamos utilizando esos ordenadores de manera adecuada?.

No es extraño encontrar empresas que siguen trabajando en base a infinitos documentos de excel, hojas de calculo, o empresas sin presencia web y que guardan información en ordenadores con sistemas anticuados y sin ninguna seguridad.

La cuestión es: ¿porqué hay empresas que no utilizan estos sistemas de manera eficaz y al limite de sus posibilidades? Y las respuestas son básicamente dos:

• Los cambios en los hábitos de trabajo normalmente no gustan y todo lo que rompa nuestras rutinas nos incomoda, pese a suponer un avance a la larga. Este caso es muy significativo a la hora de cambiar el software informático de muchas empresas. Muchas veces encuentras que valoran como mejor, cualquier software al que estén acostumbrados, pero si pasados unos meses les cambias al software anterior, se percatan del avance que han experimentado. Está claro que siempre es complicado empezar de nuevo y aprender a trabajar con otros recursos y herramientas pero casi siempre esto hará avanzar nuestra empresa.
• La segunda está relacionada con la inversión. Pese a que al principio suele parecer que todos esta nueva maquinaria y programas nos llevará mucho dinero y tiempo en su aprendizaje a la larga y como en el punto anterior repercutirá directamente en la eficiencia de nuestra empresa y el beneficio por coste lo compensará.

Los beneficios son muchos por citar alguno de ellos:

1. Aumenta el procesamiento de datos: Se atiende al cliente de forma mucho más ágil, el volumen de información capaz de recibir un operador de su cliente por tiempo crece de forma exponencial y por tanto lo hace más eficaz. Con un software de facturación podemos abrir la ficha del cliente y consultar sus ultimas compras, sus deudas, sus ofertas, sus precios y demás aspectos en segundos lo que con hojas de calculo multiplicaría por mucho ese tiempo y como sabemos el tiempo hoy en día es oro.
2. Control de tus ventas: Relacionado con el punto anterior, tenemos control total del volumen de ventas, donde se sitúa nuestra empresa económicamente hablando para de esta forma poder tomar decisiones estratégicas sobre nuestro negocio. Un software de facturación permite generar informes estadísticos que luego pueden ser analizados a través de hojas de calculo para la toma de decisiones. Ese si es el cauce natural de la información. Utilizar cada aplicación para lo que fue diseñada. Un software ERP de facturación facilita datos numéricos a un procesador de calculo para a través de gráficos presentar la información y tomar decisiones de manera eficaz.
3. La imagen de tu empresa se verá beneficiada. La imagen que tu negocio trasmite a los demás es muy importante. Tener informatizada una empresa da seguridad tanto del tratamiento de sus datos como la forma en la que son utilizados. Algo tan importante hoy en día. Seguramente un presupuesto escrito en una servilleta (cosa que por cierto he visto personalmente) no es algo que trasmita mucha seriedad e imagen de empresa.
4. Control total de tu CRM o ERP. La información de tu empresa siempre debe de estar gestionada a través de este tipo de programas que permiten acceder a ella de forma eficaz, segura y rápida.
5. Descentralizadada: Acceder a esta información desde cualquier sitio o dispositivo es algo que también contribuye prestar a tus clientes un servicio eficaz. A esto puede contribuir en gran medida que una empresa planifique la estructura informática de tu empresa.
6. Control de Usuarios: Cuando se dispone de software CMR o ERP tienes el control sobre quienes pueden acceder y a que módulos pueden acceder, así como del log de acciones. Algo que dará seguridad a nuestra base de datos.
7. Presencia en Internet: Con una buena página web optimizada para SEO y utilizando las técnicas de Marketing Digital, podrás llegar a muchos clientes potenciales.

Es comprensible que la informatización empresarial pueda generar algunas dudas, pero es la opción más acertada para cualquier tipo de empresa. Aunque nos ahuyente la inversión inicial, pronto se verá recuperada, ya que la empresa generará mayor eficiencia e ingresos, reduciendo otros costes -a veces no visibles- como el tiempo y la ineficiencia.